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REG. 001Serviço · Desmaterialização

Do papel em caixas ao arquivo pesquisável

Sete etapas, prazos reais, e — porque preferimos dizê-lo já — duas verdades incómodas: vai ter de decidir o que se destrói, e a indexação de qualidade demora. O resto é connosco.

Desmaterializar não é passar papel por um scanner. É decidir, documento a documento, o que continua a ter valor legal, durante quanto tempo, e em que forma — e só depois digitalizar. As sete etapas abaixo são o processo tal como o corremos, com o que fica do nosso lado e o que é pedido ao cliente em cada uma.

As sete etapas

  1. Levantamento

    Visitamos o arquivo, medimos o volume real (caixas, metros lineares, estados de conservação), identificamos as famílias documentais e o que está misturado com o quê. Sai daqui a proposta com números e um plano de prioridades — nem tudo precisa de ser digitalizado, e dizemo-lo.

    DURAÇÃO · MEIO DIA A UM DIA NO LOCAL — DO CLIENTE · ACESSO AO ARQUIVO E UMA PESSOA QUE O CONHEÇA

  2. Recolha

    Transporte com inventário de caixas selado: cada caixa é numerada, listada e assinada à saída. A partir deste momento, sabe-se sempre onde está cada caixa — a rastreabilidade começa antes do primeiro scanner.

    DURAÇÃO · UM DIA — DO CLIENTE · CONFIRMAR O INVENTÁRIO DE SAÍDA

  3. Preparação

    A etapa invisível que define a qualidade de tudo: remover agrafos e clipes, desdobrar, separar por tipo, identificar frente e verso, sinalizar documentos danificados. É trabalho manual e é aqui que se ganha ou perde a fiabilidade da digitalização.

    DURAÇÃO · A MAIOR FATIA DO TEMPO TOTAL — DO CLIENTE · NADA

  4. Digitalização

    Digitalização com controlo de resolução e legibilidade, reconhecimento de texto (OCR) para tornar o conteúdo pesquisável, e verificação por amostragem contra o original. Documentos frágeis ou encadernados seguem circuito próprio, mais lento e mais cuidadoso.

    DURAÇÃO · CONFORME O VOLUME — REFERÊNCIA NO LEVANTAMENTO — DO CLIENTE · NADA

  5. Indexação e classificação

    Cada documento recebe os campos que o tornam encontrável: tipo, data, entidade, exercício, e a área legal que define o seu prazo de conservação. Usamos o plano de classificação afinado pela prática contabilística — e é esta etapa que separa um arquivo digital de uma pasta cheia de PDFs.

    DURAÇÃO · EM PARALELO COM A DIGITALIZAÇÃO — DO CLIENTE · VALIDAR O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

  6. Controlo de qualidade e entrega

    Verificação de completude caixa a caixa contra o inventário inicial, revisão de amostras de OCR e índices, e carregamento na plataforma com as permissões definidas por si. Recebe o arquivo a funcionar, não um disco com ficheiros.

    DURAÇÃO · INCLUÍDA NO PRAZO GLOBAL — DO CLIENTE · APROVAÇÃO FORMAL DA ENTREGA

  7. Destruição controlada — ou devolução

    Só depois da sua aprovação, e documento a documento segundo os prazos legais: o que pode ser destruído é destruído de forma segura, com certificado de destruição emitido; o que tem de continuar em papel — e há documentos assim — volta para si identificado e arrumado. A decisão final é sempre sua, com a nossa recomendação escrita ao lado.

    DURAÇÃO · APÓS APROVAÇÃO — DO CLIENTE · A DECISÃO, COM A NOSSA RECOMENDAÇÃO À FRENTE

O que isto não é. Não é instantâneo — um arquivo de anos demora semanas a tratar como deve ser. Não é 100% automático — a preparação e a classificação têm mãos e olhos humanos. E não elimina todas as decisões difíceis: diz-lhe é quais são, com que fundamento, e em que ordem tomá-las.

Quantas caixas são?

O levantamento responde em meio dia, com proposta a números.

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