Entrada
Os documentos chegam por carregamento direto, por email dedicado ou pela digitalização corrente do dia-a-dia. Cada entrada fica com data, origem e responsável — desde o primeiro segundo.
REG. 001Serviço · Arquivo corrente
O arquivo que continua arrumado depois de arrumado
Desmaterializar o passado resolve metade do problema. A outra metade chega amanhã, por email, com um anexo. A plataforma é onde os documentos novos entram, ficam classificados e continuam encontráveis — anos depois, por quem tiver autorização.
O que a plataforma faz
Classificação
O mesmo plano de classificação da desmaterialização: tipo, entidade, exercício, área legal e prazo de conservação atribuído à entrada. O documento novo nasce já com data de saída prevista.
Pesquisa
Por conteúdo (OCR), por campo, por período, por entidade. O teste que interessa: a fatura de um fornecedor específico de há seis anos, encontrada em menos tempo do que demora a levantar da cadeira.
Permissões e registo de acessos
Cada utilizador vê o que lhe compete — a contabilidade não precisa dos processos de pessoal, e vice-versa. E fica registado quem viu, exportou ou alterou o quê, e quando. Numa inspeção ou num litígio, esse registo vale ouro.
Exportação
Qualquer conjunto de documentos sai em lote, com os índices, em formatos abertos — para o contabilista, para o advogado, para a inspeção. Sem pedidos ao suporte, sem espera.
Conservação ativa
Quando um documento atinge o fim do prazo legal, a plataforma propõe — nunca executa sozinha — a eliminação. A decisão fica registada, com data e autor. Guardar para sempre não é uma política; é a ausência de uma.
REG. 002Confiança · Porta de saída
O que acontece se quiser sair
É a pergunta que quase nenhum fornecedor de arquivo responde por escrito, e é precisamente por isso que a respondemos aqui: se sair, leva tudo. Os documentos, a estrutura de classificação, os índices e os registos de acesso — em formatos abertos e documentados, num prazo definido no contrato, sem custo de resgate.
A razão é simples de dizer e exigente de cumprir: os documentos são seus. Um arquivo que dificulta a saída não está a guardar os seus documentos — está a guardá-lo a si. Preferimos clientes que ficam porque o serviço presta, não porque a porta emperra.
Quer ver a plataforma com os seus documentos?
A demonstração faz-se com uma amostra real do seu arquivo, não com dados de brincar.