REG. 000ARKH · Arquivo digital · Gestão documental
Todos os documentos que a sua empresa tem de guardar. Durante o tempo exato em que os tem de guardar.
O papel acumula-se porque ninguém sabe ao certo o que pode deitar fora — e o digital desorganizado é apenas papel mais rápido. A ARKH trata das duas coisas: transforma o arquivo num sistema, e o sistema numa resposta pronta para qualquer inspeção.
Duas ferramentas gratuitas, sem registo. Comece por uma delas — é para isso que existem.
REG. 001Serviço · três camadas
Do papel em caixas à prova em segundos
1 · Desmaterialização
Recolha, preparação, digitalização, indexação e destruição controlada do papel acumulado — com certificado. O processo completo, etapa a etapa, com prazos reais.
Ver o processo2 · Arquivo digital corrente
A plataforma onde os documentos novos entram, ficam classificados, pesquisáveis e com registo de quem acedeu a quê. E onde a saída — se um dia sair — está garantida.
Ver a plataforma3 · Conservação e prova
Retenção pelos prazos legais, integridade verificável, e a capacidade de responder a uma inspeção sem uma semana de pânico e caixas abertas no chão.
Ver a conformidadeREG. 002Origem · contabilidade
Construído por quem passa o dia dentro de arquivos
A ARKH nasceu dentro de um gabinete de contabilidade em atividade — não numa empresa de tecnologia à procura de um mercado. Quem desenhou este sistema passa o dia a pedir documentos a clientes, a prepará-los para inspeções e a viver as consequências de um arquivo mal guardado. O software é desenvolvido pela software house do mesmo grupo, à medida do que o gabinete precisava e não encontrava.
É por isso que as perguntas a que este site responde são as que os clientes de contabilidade fazem de facto: quanto tempo guardo isto, posso destruir aquilo, o que me custa este armazém — e o que acontece quando chegar uma inspeção.
19
tipos de documento com ficha na ferramenta pública de prazos
7
etapas documentadas no processo de desmaterialização
6
áreas legais cobertas, do fiscal à proteção de dados
REG. 003Perguntas · diretas
O que nos perguntam primeiro
Posso destruir o papel depois de digitalizar?
Depende do documento — e é exatamente essa a razão de ser da nossa ferramenta de prazos. Para grande parte da documentação fiscal, a conservação exclusivamente digital é possível nas condições que a lei define para o arquivo eletrónico; para alguns documentos, o original assinado tem valor que convém preservar. No levantamento inicial, classificamos o que pode e o que não pode — e a destruição, quando acontece, é controlada e certificada.
Isto não é o que o meu contabilista já faz?
O seu contabilista guarda o que precisa para a contabilidade — e provavelmente até já sofre com o resto. O arquivo da empresa é maior: contratos, processos de pessoal, licenças, seguros, atas. A ARKH nasceu precisamente de um gabinete que via essa diferença todos os dias. Aliás, se o seu contabilista quiser oferecer este serviço, temos página para ele.
E se um dia quiser sair?
Leva tudo: os seus documentos, a classificação e os registos, em formatos abertos, sem custo de resgate. Está escrito na página do arquivo digital e no contrato. Um arquivo que o prende não é um arquivo — é um sequestro com mensalidade.
Quanto custa?
A desmaterialização paga-se por volume (caixa ou metro linear) e a plataforma por escalão de utilizadores e armazenamento — a estrutura está nos preços, incluindo o que não está incluído, e a proposta faz-se à medida, depois do levantamento. Antes disso, a calculadora diz-lhe quanto lhe custa o papel que já tem.
Comece pelo levantamento
Uma visita, um inventário do que existe, uma proposta com números — sem compromisso.